Nova SAP aplikacija obezbediće harmonizaciju procesa, ali uz zadovoljenje određenih specifičnosti i zahteva. Maksimalna iskorišćenost svih raspoloživih materijalnih i ljudskih resursa za IT projekte
Nastavljajući primenu SAP poslovnog informacionog sistema, u Direkciji EPS-a za informaciono-komunikacione tehnologije u toku su poslovi vezani za primenu SAP sistema u oblasti ljudskih resursa – SAP HCM (SAP Human Capital Management). Projektom je predviđeno da se procesi i način rada u oblasti ljudskih resursa harmonizuju na nivou cele EPS grupe, što je veliki izazov ovog projekta. Naime, kada je od 1. januara počeo da radi SAP poslovni sistem u oblasti finansija i imovine, on je primenjen u matičnom preduzeću JP EPS i u Privrednom društvu „EPS Snabdevanje”. SAP HCM je jedan od prvih integrativnih sistema i integrativnih projekata koji su u duhu korporativizacije i racionalizacije poslovanja EPS-a. Projektom rukovodi Dragana Rajačić, direktor ljudskih resursa. Predviđeno je da projekat bude realizovan za 18 meseci – do novembra 2015. godine.
Velimir Šoškić, pomoćnik direktora u Direkciji EPS-a za informaciono-komunikacione tehnologije, i ujedno koordinator projekta, kaže da sistem obuhvata upravljanje ljudskim resursima u svim segmentima: organizaciji, kadrovskoj administraciji, obukama, selekciji kadrova i upravljanju radnim vremenom i zaradama. Poslednji segment je i najznačajniji deo projekta i zahteva najveću pažnju. Obračun zarada, izrada rešenja o godišnjim odmorima i bolovanjima vršiće se na način jedinstven za celu EPS grupu, na zajedničkoj osnovi i infrastrukturi.
Sistem je jedinstven i koristiće se u svakom privrednom društvu na isti način. A svako privredno društvo imaće u novom sistemu svoju šifru kompanije, tako da će postojati 14 šifara. S obzirom da će se koristiti ista aplikacija, zaposleni koji je angažovan na ovim poslovima u jednom privrednom društvu, na isti način, koristeći istu aplikaciju, moći će da obavlja posao i u drugom. SAP sistem će omogućiti menadžmentu da dobije sve podatke za celu EPS grupu, da uoči i analizira razlike i, shodno tome, da donosi određene zaključke i odluke. Ta slika o celoj kompaniji biće tačna, jedinstvena i usaglašena. Jedinstvenost ne znači da će se korišćenjem SAP aplikacije poništiti prava iz kolektivnih ugovora. Osnovni parametri algoritama biće jedinstveni, ali će se formule za koeficijente za obračun zarada, broj dana za godišnji odmor itd. koristiti iz važećih kolektivnih ugovora, jer su oni deo zakonodavstva.
Naš sagovornik kaže da se ceo projekat radi prema SAP metodologiji, u šest faza. Prva, pripremna faza je završena i u njoj su formirani timovi, a definisani su opseg i način rada, i plan projekta. Sada smo u drugoj fazi, fazi konceptualnog dizajna, u kojoj se sprovodi niz radionica, podeljenih u četiri radne grupe. Za svaki segment ljudskih resursa osnovana je radna grupa, a formirana je i IT grupa za migracije podataka i za interfejse. S obzirom da je bilo potrebno da neke segmente iz radnog zakonodavstva verifikuju pravnici, formiran je i tim pravnika koji daje tumačenja i savete iz domena radnog prava. Inače, u svim radnim grupama učestvuju i zaposleni iz privrednih društava.
Ova druga faza je veoma važna jer se u njoj prikupljaju podaci iz svih privrednih društava i sada se vide razlike u njihovom radu. Vrlo je bitno da u ovoj fazi dođemo do jednog najmanjeg zajedničkog sadržaoca za određene procese. Neophodno je da proces bude zajednički za sve, a da opet zadovolji i određene specifičnosti, zahteve i nasleđeno stanje.
– Nakon toga, kada završimo drugu fazu, kada definišemo procese za celu EPS grupu i kada ih usaglasimo i harmonizujemo, krenuće se u fazu realizacije tj. podešavanja predefinisanog sistema za naše konkretne potrebe i zahteve – nastavlja Šoškić. Sredinom septembra trebalo bi da počne treća faza, koja obuhvata testiranje, najpre pojedinačnih funkcija sistema, a onda slede i integrativni testovi za proveru celih procesa. Obuka i treninzi za ključne polaznike iz svakog privrednog društva i iz JP EPS obaviće se, takođe, u ovoj fazi. Nakon toga, slede faze u kojima će ključni korisnici, praktično, obučavati krajnje korisnike i u kojima će se obaviti pripreme za primenu sistema.
Inače, kada je počela realizacija prethodnog SAP projekta, u JP EPS je formiran SAP CCC (Customer Competence Center). To je, praktično, centar ekspertize iz koga će se rešavati problemi, pružati podrška i sarađivati sa SAP konsultantima. Smešten je u poslovnoj zgadi EPS-a u Ulici carice Milice u Beogradu, i već je uvedena adresa elektronske pošte za pružanje podrške, a otvorena je i telefonska linija. Najveći broj zaposlenih koji su angažovani u ovom centru trenutno je iz Direkcije za IKT. Naš sagovornik ističe da planiraju da im se priključe zaposleni i iz drugih direkcija koji imaju veće interesovanje i poznavanje SAP sistema. Oni bi postali neka vrsta internog konsultanta za pojedine SAP module. Cilj je da imamo svoje eksperte za SAP i da ne budemo stalno zavisni od eksterne podrške. Za te zaposlene planiraju se dodatne obuke. Naši zaposleni su već ovladali nekim specifičnostima SAP-a, tako da se postepeno smanjuje angažman konsultanta i sve više se oslanjamo na svoje resurse.
To bi bila optimizacija resursa, da se biraju ekspertize, ko, gde i šta najbolje radi, a zatim da se iz tog centra, koji ima najbolje kompetencije, određeni posao obavlja za ceo sistem. Tako je i Centar kompetencije za IT tehnologije prepoznat u TE „Nikola Tesla” u Obrenovcu. Naime, zaključeno je da su kolege koje rade u IKT-u TENT-a imale najviše sertifikata u toj oblasti, najviše znanja i najviše uslova, na primer za Cisco tehnologije i rešenja. Najlogičnije je bilo da kolege iz TENT-a instaliraju i administrativno podržavaju Cisco WebEx server, koji omogućava audio i veb komunikaciju.
– Saradnja sa zaposlenima iz IT delova privrednih društava je odlična, i imamo živu i redovnu komunikaciju – kaže Šoškić. Ne očekujemo otpore ili probleme u IT oblasti EPS-a i nadamo se da će cela firma da bude jedinstvena kao što je i predviđeno novim Statutom.
Data centar za EPS grupu u Kragujevcu
Hardverska infrastruktura za SAP HCM sistem postoji i ona je u novom Data centru koji se nalazi u Kragujevcu. U Data centru je već postavljen SAP ERP, informacioni sistem za finansije i imovinu, za matično preduzeće i PD „EPS Snabdevanje”. U tom smislu, SAP ljudski resursi biće jedna nadogradnja, dodatak na ceo sistem. Imamo sve preduslove da plan, koji predviđa realizaciju i postavljanje celog sistema u prvih godinu dana – bude ispunjen.
Inače, nema posebnih razloga zbog čega je Data centar smešten u poslovnu zgradu „Elektrošumadije”, ogranka PD „Centar” u Kragujevcu. Jednostavno, u Direkciji za IKT insistira se na maksimalnom iskorišćenju i materijalnih i ljudskih resursa iz celog sistema, a na pomenutoj lokaciji postojala je sala za sastanke koja dugo nije bila korišćena. U njoj su postojali odlični uslovi za postavljanje ovakvog sistema (posebno, duplo napajanje električnom energijom, odvojena ventilacija, stalna temperatura, protivpožarna zaštita). Cela infrastruktura je obezbeđena i zaštićena po najvišim standardima. Postoje preduslovi za neke IT projekte koji su u toku i koji se predviđaju, a ovo je samo prva faza Data centra koja zadovoljava sadašnje potrebe. Predviđeno je i njegovo proširenje.
Data centar predstavlja bazu za IT razvoj, i ovo je iskorak za našu sistemsku grupu. To nam je omogućilo da i u ovako velike projekte ulazimo sa stanovišta maksimalnog iskorišćenja postojećih resursa.
Izvor: KWH
