U prvom koraku obuhvaćeni su JP EPS, kao matično preduzeće i PD „EPS Snabdevanje“. – Tačno će se znati ko pokreće zahtev za nabavku, ko je odobrava, ko piše narudžbenicu, ko prima robu, a potom i ko plaća
Od 1. januara ove godine urađena je zamena poslovnog informacionog sistema JP EPS i umesto dosadašnjeg počeo je da radi SAP informacioni sistem, koji obuhvata finansije, kontroling, materijalno knjigovodstvo (zalihe i osnovna sredstva), upravljanje investicijama i kreditima. Osim toga, počinje primena SAP BPC (SAP Business and Consolidation), sistema za konsolidovano izveštavanje na nivou „Elektroprivrede Srbije“.
SAP je jedan od strateških projekata u Informaciono-komunikacionim tehnologijama u EPS-u, koji donosi standardizovano i transparentno poslovanje. SAP sistem za finansijsko i upravljačko računovodstvo nad jedinstvenom bazom podataka i standardnim poslovnim procesima sadržanim u modulima za osnovna poslovna područja obezbediće jedinstven izvor pouzdanih podataka za praćenje ključnih pokazatelja učinka (KPI), i time bi trebalo da doprinese procesu restruktuiranja. Unapređenje poslovanja uz primenu novih tehnologija predstavlja jednu od strateških odrednica u modernizaciji i konsolidaciji čitavog sistema, kao i odgovor na tržišne zahteve koji se postavljaju pred EPS.
Prema rečima Velimira Šoškića, pomoćnika direktora Direkcije EPS-a za informaciono-komunikacione tehnologije, u ovom prvom koraku obuhvaćeni su JP EPS, kao matično preduzeće, i Privredno društvo „EPS Snabdevanje“. U narednim godinama SAP će biti proširen i na sve ostale delove „Elektroprivrede Srbije“, odnosno na sva privredna društva. U skladu sa potrebom da poboljša finansijski i operativni učinak u narednim godinama, EPS mora da poboljša generalnu dostupnost, pouzdanost i kvalitet finansijskih informacija u svim poslovnim jedinicama.
– Sistem SAP donosi efikasnost, transparentnost i pouzdanost. U svakom trenutku imaćemo sve finansijske podatke objedinjene i usaglašene, za šta je do sada bilo potrebno mnogo više vremena – kaže Šoškić. – EPS će imati uređene poslovne procese. To znači da će se tačno znati ko pokreće zahtev za nabavku, ko je odobrava, ko kreira narudžbenicu, ko prima robu ili uslugu, a potom i ko plaća. Na jednom mestu biće svi podaci i to od trenutka kada se donese odluka i potpiše ugovor, pa nadalje. I tako će biti za ceo finansijsko-ekonomski segment. To važi i za izveštavanje, sve ulazne i izlazne fakture, praćenje realizacije ugovora, upravljanje investicijama, praćenje kredita, svake rate i dospeća… Ono što se nekada sakupljalo u mnogo eksel tabela sada je objedinjeno u SAP sistemu.
Što se tiče zaliha, naš sagovornik kaže da će se znati tačno stanje zaliha u svakom trenutku u svim delovima, stanje investicija i stepen njihove realizacije. Radom SAP sistema pratiće se projekti po PSP (plan strukture projekta) elementima, znaće se mesta troška u kontrolingu, a biće poznati i lako dostupni troškovi po direkciji, službi ili po radniku.
– U projektu je učestvovalo više od 100 ljudi i trajao je duže od šest meseci. Formalno će trajati još dva meseca koliko traje nadzor nad sistemom – objasnio je Šoškić. – Stari sistem zatvoren sa 31. decembrom prošle godine i sve transakcije u 2014. godini knjiže se samo u SAP sistemu.
Naš sagovornik kaže da je projekat realizovan prema ASAP metodologiji i da je prva faza bilo kreiranje konceptulanog dizajna sa više od 650 stranica dokumentacije, a radilo se po radionicama unutar pet timova. Urađeno je snimanje stanja, procesa u EPS i funkcionalnih zahteva prema SAP sistemu. Potom je usledila faza realizacije tokom koje su konsultanti iz „SAP Vest Balkans“, sa kojima je ugovor potpisan 24. juna, a rad na projektu počeo 1. jula 2013. godine, vršili podešavanje i prilagođavanje sistema. Od tada projektni tim, sastavljen od predstavnika direkcija EPS, „EPS Snabdevanja“ i SAP konsultanata, radio je na dizajnu rešenja, brojnim simulacijama i testiranjima, kao i na pripremi podataka koji se prenose iz postojećih u novi sistem.
– Konfigurisali smo sistem u skladu sa konceptualnim dizajnom i urađene su obuke ključnih korisnika. Sprovedeni su jedinični i integrativni testovi, kao i testovi autorizacije tokom kojih su proveravana podešavanja sistema najpre kroz pojedinačne transakcije, a potom i kroz kompletne poslovne procese – rekao je Šoškić. – Potom se prešlo u fazu predprodukcije, tokom koje su rađene migracije podataka. Prebačeni su svi podaci o partnerima, materijalima, investicijama, zaposlenima i ostali matični podaci. U toku je prebacivanje transakcionih podataka, početnih stanja za kupce i dobavljače i ostale analitike.
Za potrebe projekta, tehnički tim JP EPS i konsultanata uspeo je u kratkom roku da instalira tri SAP okruženja: najpre razvojno, a zatim testno i produkciono. Poseban podvig je postavka SAP HANA platforme za „in-memory“ poslovnu analitiku i izveštavanje, što je prva takva instalacija u regionu.
SAP predstavlja svojvrsnu revoluciju u finansijama i veliku promenu za organizaciju u JP EPS, dok je „EPS Snabdevanje“ stvorilo preduslov da bude uređen sistem od početka.
Što se tiče drugih projekata u informaciono-komunkacionim tehnologijama, u naredna dva meseca počeće da radi novi jedinstaveni Data centar EPS-a koji je smešten u Kragujevcu. U toku je uređivanje prostora, a oprema je već stigla.
– Infrastrukturno to je najznačajniji korak za kompaniju, jer donosi dugoročnu sigurnost i pouzdanost u smislu hardverske infrastrukture – kaže Šoškić.
Naš sagovornik kaže i da je nedavno poslovodstvu predstavljen projekat master baze kupaca koja treba da objedini na jednom mestu podatke o svim kupcima EPS-a. Od v.d generalnog direktora EPS-a dobijen je nalog da se što pre formira stručni tim koji bi završio taj projekat do kraja. To podrazumeva da se, osim dve pilot distribucije Kraljevo i Kragujevac, uključe i ostale tri – Novi Sad, Beograd i Niš. Prema rečima Šoškića, u tako formiranoj master bazi uradila bi se analiza i „čišćenje“ podataka, jer su preliminarne analize pokazale da u dve ED samo 14 odsto fizičkih lica ima registrovan jedinstveni matični broj građana, a skoro 40 pravnih lica je bez PIB ili matičnog broja. Osim matičnih podataka u bazi se nalaze i podaci o potrošnji i finansijski podaci za svakog kupca.
– Ova master baza je osnova za migraciju podataka u novi centralizovani jedinstveni biling i CRM sistem EPS-a, čija se implementacija planira u ovoj godini – objasnio je Šoškić.
Elektronska pisarnica u „EPS Snabdevanju“
Od 16. januara u „EPS Snabdevanju“ puštena je u rad elektronska pisarnica. Ovaj model razmene podataka omogućava razmenu dokumentacije unutar „EPS Snabdevanja“ i svih isturenih odeljenja u mreži po Srbiji.
SAP i za ljudske resurse
Šoškić ističe da je u toku izrada predloga strategije za SAP u okvirima celog EPS-a, a tokom ove godine sledi primena SAP HR modula za upravljanje ljudskim resursima i to za ceo EPS što podrazumeva i obračun zarada.
U JP EPS uvodi se video konferencijski servis „Telepresence“
Uskoro video sastanci
Prvi sastanak predstavnika JP EPS i 10 privrednih društava EPS-a, posvećen uvođenju novog korporativnog video konferencijskog servisa „Telepresence“, koji će omogućiti održavanje sastanaka unutar sistema pomoću video veze, održan je 23. januara u Beogradu. Na sastanku je demonstriran rad „Telepresence“ servisa, i to na specifičan način.
Predstavnici pet privrednih društava – „Drinsko-Limske HE“, „Elektrodistribucija Beograd“, „Elektrosrbija“, „Jugoistok“ i „EPS Snabdevanje“ – i Direkcije EPS-a za informaciono komunikacione tehnologije bili su u prostorijama u Carice Milice 2 u Beogradu, a pomoću video linka javili su se predstavnici PD TENT, gde je već instaliran „Telepresence“ uređaj. Posredstvom audio konferencijske veze učestvovali su predstavnici četiri privredna društva – „TE-KO Kostolac“, RB „Kolubara“, „Elektrovojvodina“ i „Centar“.
Servisi su u fazi testiranja, a na sastanku je razmatran raspored uvođenja video servisa kako bi se do marta u svim privrednim društvima instalirali „Telepresence“ uređaji. Uvođenje ovih rešenja u sistem „Elektroprivrede Srbije“ ima za cilj povećanje produktivnosti i smanjenje troškova neophodnih za održavanje sastanaka. U finalnoj fazi „Telepresence“ servis biće postavljen na infrastrukturi postojećeg IP telefonskog sistema, kako bi se što efikasnije iskoristile mogućnosti postojeće telekomunikacione i informatičke infrastrukture.
Izvor KWH EPS
